De fleste av oss er skyldige i å klage på uønskede e -poster eller rotete innbokser fra tid til annen, men likevel er det få av oss som gjør noe med det. Gmail har kraftige filtreringsalternativer, alternativer som blir kriminelt underutnyttet. Når du finpusser, og med litt kreativitet, kan du også temme innboksen din. Og det er ikke så vanskelig som du kanskje tror.
Nøkkelen er å bruke filtre som de gir mening. Du kan starte med en håndfull, som de som er nevnt nedenfor, men du bør alltid være villig til å tilpasse filtreringsstrategien din etter hvert som nye metoder gir mening, eller nye e -poster oversvømmer innboksen din som ikke utløser noen av dine eksisterende filtre. Dette er et spill med trinnvis forbedring, og hvert filter bør gjøre livet ditt litt lettere.
La oss komme i gang. For alle tipsene nedenfor, starter du med å klikke på tannhjulikonet i nærheten av kontobildet ditt øverst til høyre, klikke på "Se alle innstillinger" -knappen øverst og velge "Filtre og blokkerte adresser" -fanen. Derfra klikker du bare "Opprett et nytt filter" mot bunnen, og du er klar til å gå.
Søppelpost
Gmail har allerede gode spamfiltre, og du kan merke meldinger som søppelpost for å lære AI å oppdage nye mønstre. Men det er alltid det ene selskapet som klarer å slippe forbi uoppdaget. Du har prøvd å melde deg av listen. Du har prøvd å merke det som søppelpost, og på en eller annen måte klarer det fortsatt å slå innboksen din for hver nye utsendelse.
Slik løser du det.
1) I "Fra" -delen skriver du inn e -postadressen du vil blokkere. Du kan også legge til et jokertegn ved å skrive inn en stjerne (*) foran @ -symbolet for å filtrere alle e -postmeldinger fra domenet.
2) Klikk på knappen Opprett filter.
3) Velg Slett det og klikk på Opprett filter -knappen.
Sørg for at du ser viktige e -poster
I den motsatte enden av spekteret er det e -postene du vil sørge for at du ser, men er vanligvis begravet under utallige e -poster du ikke gjør. Du kan fikse dette med filtre også.
1) Skriv inn e -postadressen i Fra -delen og klikk på Opprett filter -knappen.
2) Velg "Star it" og "Mark it always as important", og klikk deretter på Create filter -knappen.
Disse e -postene vil nå få en stjerne og etiketten "Viktig", noe som gjør dem mye vanskeligere å gå glipp av. Men hvis du fortsatt er i tvil, sjekk neste tips.
Lag en ny innboks med mapper og etiketter
Hvis du vil hoppe helt over innboksen, kan du filtrere viktige e -postmeldinger automatisk til sin egen mappe, noe som gir deg en de facto andre (eller tredje, fjerde, etc.) innboks. Dette er praktisk for å filtrere arbeidsrelaterte e-poster til sin egen mappe, eller kanskje du kan bruke den til kuponger, reisedetaljer og reiseruter, eller e-postmeldinger om skole, familie eller nyhetsbrev du abonnerer på.
1) Legg til e -postadressen i Fra -delen og klikk på Opprett filter -knappen. Du kan legge til flere e -postadresser i det samme filteret ved å gå hver med et komma og et mellomrom etter e -postadressen.
2) Velg "Hopp over innboksen (arkiver den)" og "Bruk etiketten."
3) Velg en etikett, eller opprett en ny og behold navnet så spesifikt som mulig.
4) Klikk på Opprett filter.
Nå hopper alle e -postmeldinger fra disse adressene innboksen og vises bare i mappen du valgte. Hvis du klikker på mappen i Gmail -sidefeltet, får du opp en helt ny innboks med bare disse meldingene.
Kategoriser søppelposten din
En lite kjent funksjon i Gmail er at den fungerer selv om du endrer e-postadressen din. Prøv å legge til en periode eller et pluss -tegn hvor som helst i e -postadressen din (før @gmail.com -suffikset) og se hvordan disse e -postene fortsatt klarer å finne innboksen din.
Det som er kult her er at du kan filtrere disse e -postadressene separat fra hovedadressen din. Jeg bruker den til å filtrere nyhetsbrev på e -post automatisk, uten å måtte sette opp nye filtre.
1) Abonner på et nyhetsbrev ved å bruke din nylig endrede adresse. Min ser omtrent slik ut: [email protected]. Hvis jeg legger til suffikset "+tech" etter at min normale e -postadresse forteller meg at alt med "+tech" er et nyhetsbrev på e -post jeg abonnerte på. Jeg kan deretter filtrere for den endringen.
2) I "Til" -delen legger du til den endrede e -postadressen din og klikker på Opprett filter -knappen.
3) Klikk på "Bruk etiketten" og velg deretter ønsket etikett. Jeg sender alt med "+tech" til etiketten "tech newsletter", noe som betyr at jeg kan bruke denne e -posten når jeg abonnerer på nye nyhetsbrev, og jeg trenger ikke å filtrere dem alle manuelt til riktig etikett.
Drep e -post om kalendervarsler
Innboksen min blir oversvømmet hver dag med varsler om at så og så har godtatt kalenderinvitasjonen min til et møte. Du kan også filtrere disse, noe som er spesielt nyttig hvis du bruker en kalender -app, og du får disse varslene på telefonen uansett.
1) I "Emne" -delen, legg til "Godkjent:" og sørg for å bruke tykktarmen etter, og uten mellomrom. Vi ønsker ikke å utløse hendelsen når noen snakker om en akseptert kontrakt, eller noe annet arbeidsrelatert vi ønsker å se.
2) Klikk på knappen Opprett filter.
3) Merk av for Slett det, og klikk på knappen Opprett filter.
Disse fem bør komme i gang med en renere innboks, men som vi sa tidligere, kan du eksperimentere og legge til nye filtre etter hvert som de gir mening. Dette er et kraftig verktøy, begrenset av fantasien din når du bruker det.