Microsoft Teams er mer enn en chat- eller konferanseapplikasjon. Selv om det ofte brukes som Skype eller Slack, har Teams funksjonalitet som gjør det til en robust løsning for samarbeid mellom team, samtidig som du holder kontakten med kolleger rundt om i verden. Det er et spesielt nyttig verktøy i dag ettersom hele arbeidsstyrken opererer hjemmefra, mange jobber eksternt for første gang.
Enten du har brukt den i årevis eller ikke er kjent med plattformen, kan Microsoft Teams være skremmende. Det er tonnevis med verktøy og menyer å sile gjennom, og akkurat som Microsofts eget Excel, har de fleste bare rørt overflaten. Når det er sagt, her er noen av våre favoritt Microsoft Teams -funksjoner, slik at du kan mestre plattformen.
Samarbeid om filer
Microsoft Teams tilbyr noen gode samarbeidsverktøy, en av våre favoritter er Filer -fanen i den øverste linjen. Når du har klikket på det, kan du redigere filer i sanntid med teamet ditt og alt uten å åpne flere applikasjoner. Dette fungerer med Word, Excel, Powerpoint og andre Microsoft Office -programmer, og gir deg friheten til å laste opp, samarbeide og lagre en fil mens du snakker med medlemmer fra teamet ditt eller andre team.
Disse filene blir alle lagret automatisk, slik at du ikke mister fremdriften din, og hver er tilgjengelig for alle i møtet.
Planlegg dagen din med oppgaver
Oppgaver ble nylig lansert som en erstatning for oppgavene og planleggerfunksjonene. Den kombinerer nytten av begge deler til en enkelt applikasjon som er tilgjengelig via skrivebord, internett eller på mobilenheten din.
Oppgaver er mer enn en gjøremålsliste. Den bruker en bot, oppgaveboten, til å lage oppgaver fra en hvilken som helst melding, slik at du enkelt kan administrere individuelle oppgaver, samt handlingselementer og gruppelister fra ditt neste møte.
Du får tilgang til oppgaver via Teams -appfanen. For å opprette en ny oppgave, klikker du bare på de tre prikkene til høyre. Klikk på Flere handlinger, og til slutt Opprett oppgave. Hver av disse oppgavelistene er delt inn i individuelle og delte planer, slik at du kan skille personlige oppgaver fra handlinger du kan dele med kolleger.
Bekjemp å møte tretthet med sammen -modus
Etter starten av pandemien, da mange team byttet til heltids eksterne arbeidsplasser, ble vi oversvømt av nyheter om å møte tretthet. Dette, et nytt konsept for de fleste av oss, ble født av et raskt skifte til en arbeidsplass uten direkte kontakt med kolleger, og den umiddelbare velsignelsen med online møter og strategisessioner. Arbeidere, som du kanskje forestiller deg, begynte raskt å vise tegn på tretthet i møte med sine jevnaldrende og kolleger bare over videochat.
Microsoft, i et forsøk på å bekjempe dette, bygde sammen -modus. Together Mode, i kjernen, føles litt gimmicky. I virkeligheten klarer imidlertid muligheten til å projisere avataren din i et rom med andre møtedeltakere å få disse møtene til å føles litt mer personlige. Bortsett fra å bekjempe møtetretthet, hevder Microsoft at denne funksjonen hjelper deltakerne med å følge samtaler, identifisere sosiale signaler og interjektere på en mer naturlig, samtale måte.
For å bruke sammen -modus, klikk på profilen din og velg deretter "Innstillinger" -fanen. Merk av for «Slå på ny møteopplevelse», og start deretter en samtale med minst fem personer. Når samtalen har startet, klikker du på trepunktene igjen og velger "Sammen -modus".
Last opp en morsom bakgrunn
Teams gjør det enkelt å tilpasse bakgrunnen din for online møter og idémyldring. Enten du prøver å skjule den uslepte sengen bak deg, eller bare vise litt personlighet i ditt neste møte, kan du ved å laste opp en virtuell bakgrunn hoppe forbi det hverdagslige og til noe litt mer kreativt.
Dette kan være en firmalogo, eller kanskje til og med en livevideo som denne, hvor en mann går inn i rommet for å gi seg selv te midt i møtet.
Hvis du vil legge til en tilpasset bakgrunn, klikker du bare på trepunktsmenyen og klikker på "Vis bakgrunnseffekter." Derfra bare velg "Legg til nytt" og last opp ditt eget bilde eller video. Når du er ferdig, klikker du "Apply" for å velge din tilpassede bakgrunn.
Avstemm kollegaene dine med Polly
Teams har en rekke plugins som er vanvittig nyttige. En av disse heter Polly, og det er en rask og enkel måte å avstemme kollegaene dine på uten å avbryte høyttaleren i ditt neste møte. Du kan planlegge meningsmålinger for fremtiden og til og med sende dem anonymt.
For å sende en meningsmåling, klikk på de tre prikkene under det nye meldingspratvinduet. Klikk på Polly og konfigurer avstemningen din.
Forenkle møteopplevelsen med skråstrekskommandoer
Slash-kommandoer er enkle å bruke: Bare skriv en skråstrek ("/") inn i chatvinduet, og du vil bli møtt med en rekke nyttige snarveier. Disse er designet for å gjøre livet ditt enklere ved å tilby et visst nivå av automatisering for enkle oppgaver. Du kan bruke skråstrekk -kommandoer til å gjøre en rekke ting, for eksempel å endre status, se alle uleste meldingene dine eller til og med starte nye samtaler.
For å prøve det, skriver du bare inn en skråstrek i meldingsboksen og følger ledeteksten for kommandoen du vil utføre.
Bokmerke meldingene dine
Bokmerke meldinger er en fin måte å holde nyttig informasjon om informasjon lagret på et sikkert sted, slik at du kan få tilgang til dem senere.
Lagring av disse meldingene lager ikke bare en kopi som du kan se senere, den kobler stedet ditt i samtalen, noe som gjør det til en verdifull måte å få tilgang til hele tråder uten å lagre meldinger individuelt. Når du lagrer den første meldingen i en tråd, kan du for eksempel begynne å lese der og bla nedover resten av meldingene til du når punktet du er klar til å stoppe.
For å bruke den, klikker du bare på de tre prikkene ved siden av meldingen og velger "Lagre denne meldingen". Du kan huske disse meldingene ved å klikke på profilbildet ditt øverst til høyre i Teams -appen og velge "Lagret", men en raskere måte er med skråstrek -kommandoen "/lagret" (uten anførselstegn).